Cómo utilizar Google Docs

1. Introducción

Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en línea que permite compartir con quien quieras tus archivos, acceder a las versiones actualizadas desde cualquier lugar y editarlos desde cualquier dispositivo. 

Google Drive te permite acceder de forma instantánea a Google Docs, un conjunto de herramientas de edición que mejora el trabajo en equipo, incluso cuando tus compañeros se encuentran a muchos kilómetros de distancia. Sea cual sea el tipo de archivo que subas, los documentos de Google Docs también se almacenan en Google Drive.

A través de Google Docs será posible crear documentos, presentaciones, hojas de cáculo, formularios y/o dibujos. En este tutorial hablaremos principalmente de los cuatro primeros ya que son, generalmente, los más utilizados. 

Crea documentos de texto enriquecido con imágenes, tablas, ecuaciones, diagramas, enlaces y mucho más. Recopila los datos de entrada y administra las opiniones y comentarios con la función de comentarios. 

Con el eficaz editor de hojas de cálculo puedes guardar y compartir listas, realizar el seguimiento de proyectos, analizar datos y monitorizar resultados. Las herramientas de fórmulas avanzadas, gráficos insertados, filtros y tablas dinámicas te permiten disponer de la información desde diferentes perspectivas.

Con el editor de presentaciones puedes crear vistosas diapositivas e insertar vídeos, animaciones y transiciones dinámicas. Publica tus presentaciones en la Web para que cualquiera pueda verlas o compártelas de forma privada. 

Para más información sobre qué funciones y ventajas nos aporta Google Drive podemos acceder a su página Web donde se nos da la opción de descarga para diferentes soportes como el ordenador, android o iphone/ipad, nos presenta las diferentes aplicaciones productivas que posee para trabajar de forma colaborativa y lo más importante, que es la opción de ayuda donde podremos encontrar un tutorial para la utilización de Google Drive desde las instrucciones más básicas hasta otras avanzadas e incluso pautas para solucionar las posibles incidencias que se den. 

2. Cómo utilizar Google Docs

1. En primer lugar, tenemos que acceder a nuestra cuenta de Gmail. En  el caso de que no dispongamos de una, será necesario crearla. Para ello, clicamos en crear cuenta y rellenamos los datos que nos solicitan.

2. Entramos en la página web de Gmail, a la que podemos acceder desde Google escribiendo en el buscador Gmail y pinchando en el primer enlace que aparece. 

3. En la parte derecha de la página añadimos nuestro usuario y contraseña. De esta manera, ya podemos acceder a nuestra cuenta de Gmail. 

4. A continuación, buscamos en Google "Google Drive" o "Google Docs". Ya podemos empezar a crear documentos, presentaciones u hojas de cálculo. Para ello, clicamos en la palabra CREAR y seleccionamos la opción que queremos. 

2.1. Documentos con Google Docs. 

Comenzaremos por crear un documento de prueba para conocer los elementos básicos. Como podéis comprobar se trata de un procesador de textos bastante sencillo con todos sus componentes.

1. Una vez hemos escrito nuestro documento, conoceremos una de las particularidades de Google Docs, que es la posibilidad de compartirlo por correo electrónico, ya sea Hotmail o Gmail. 

Podemos hacerlo de tres maneras diferentes, pero siempre clicando en la opción COMPARTIR y, posteriormente añadiendo un título a nuestro documento. Además deberemos cambiar la configuración para compartir el documento si está en la opción privado. Para ello seleccionamos la opción CAMBIAR > cualquier usuario que reciba el mensaje > Guardar. De esta manera cualquier usuario que reciba el enlace puede acceder al elemento sin la necesidad de iniciar sesión. Las diferentes maneras de compartir el documento son: 

• Compartiendo el enlace a través de Gmail, donde aparecerá nuestro enlace. Añadimos el/los destinatario/s, el asunto, una descripción si lo deseamos y pulsamos ENVIAR.

• Añadiendo a personas en la parte inferior de la pantalla de configuración para compartir, donde escribiremos la dirección de correo electrónico de la persona con la que queremos compartir el enlace. También tenemos la opción de permitir que esta/s persona/s puedan editar, comentar o ver nuestro enlace. En el caso de que queramos estar seguros de que el mensaje ha llegado, existe la opción de enviarme una copia. Por último clicamos en COMPARTIR Y GUARDAR.

• Copiando nuestro enlace y enviándolo de la forma que queramos, por ejemplo a través de HOTMAIL.

2. Para publicar nuestro documento en la web pulsamos en ARCHIVO > PUBLICAR EN LA WEB > INICIAR LA PUBLICACIÓN. En la siguiente pantalla aparecerá el enlace del documento y el código necesario para poder incrustar un elemento en una página web. En el caso de poseer un blog, tendremos la posibilidad de añadir este documento copiando el código HTML o a través de Google +, Gmail, Facebook y Twitter. 

3. Seleccionando ARCHIVO > DESCARGAR COMO será posible convertirlo a Microsoft Word, a formato Open Document, a formato de texto enriquecido, a documento en PDF, a texto sin formato o a página web. 

4. Existe la opción de añadir COMENTARIOS que se sitúa a la derecha de la página, al lado de compartir. 

2.2. Presentaciones con Google Docs. 

Para crear una presentación en Google Docs, procederemos de una forma similar para los documentos. 

1. Pulsamos CREAR > PRESENTACIÓN y elegimos el diseño que más nos guste. 

2. Para establecer un nombre a nuestra presentación seleccionamos ARCHIVO > CAMBIAR NOMBRE

3. Podemos insertar imágenes y vídeos en la opción INSERTAR > IMAGEN/VIDEO. En el caso de los videos puede realizarse tanto desde el equipo como desde YOUTUBE y en el caso de las imágenes tenemos varias opciones entre las que destacan subirla desde el propio equipo, tomar una instantánea o desde un URL.

4. Del mismo modo que con los documentos, podremos subirlas a la web siguiendo los pasos de la instrucción 2 del apartado anterior.

5. Existe la opción de descargar la presentación como Microsoft Power Point, documento PDF, gráficos vectoriales escalables, imagen PNG/JPEG o texto normal. 

Para completar el apartado de presentaciones, resulta útil atender a la que aparece a continuación, ya que se explica de más detalladamente las funciones disponibles en el creador de presentaciones, así como la manera de publicarlas en la Web. Se trata de una forma muy visual y sencilla para sacarle el máximo partido a esta aplicación.

                                 

                           Google Docs: Crea y publica presentaciones from Silvina Carraud

2.3. Formularios con Google Docs.

CREAR formulario te permite tener un formulario que después podemos añadir en nuestro blog con preguntas abiertas o cerradas destinadas a los internautas. Para ello pulsamos EMPEZAR y seleccionamos el título y el tema.

1. Establecemos el título de la pregunta y una ayuda para hacer una aclaración sobre la misma si fuera necesario. 

2. Seleccionamos el tipo de pregunta, que puede tener diversos formatos. por ejemplo, tipo test, texto o casillas de verificación, entre otros. En muchos de los casos deberemos escribir las posibles respuestas.

3. Podemos establecer el destino de las respuestas y crear una hoja de excel.

4. Para terminar clicamos en ENVIAR FORMULARIO o copiamos el código HTML en nuestro blog.

En Internet podemos encontrar infinidad de tutoriales donde se exponen de forma visual los pasos a seguir para la utilización de Google Drive. En el apartado de vídeos resulta interesante el que aparece a continuación, ya que complementa lo visto anteriormente: